ERP (Enterprise Resource Planning)

Il parait plus qu’évident aujourd’hui que les PME/PMI ont tout intérêt à s’équiper de progiciel de gestion intégré pour rester compétitives. Les avantages ? Une centralisation des données donnant lieu à un décloisonnement des fonctions de l’entreprise.

Cette nouvelle structure permet à la société d’être plus réactive pour faire face à sa clientèle, et permet de supprimer les erreurs fréquentes de données redondantes, typiques des systèmes d’information décentralisés.

A terme, le progiciel permet une meilleure maîtrise des processus de production de l’entreprise et donc une réduction des coûts et ce, grâce à la modélisation des fonctions de l’organisation en modules adaptables au progiciel dont l’objectif et d’optimiser les ressources (approvisionnement, vente, humaine…).

Il est clair que par rapport à une organisation traditionnelle (plusieurs systèmes d’information indépendants dans une entreprise), la centralisation des données peut paraître comme une faiblesse du système car ce sont toutes les fonctions de la société qui sont concernées en cas de problèmes.

Cependant, il n’est pas courant d’avoir de tels blocages. La centralisation des données est très bénéfique pour toutes les fonctions de l’entreprise, car chaque entité de l’organisation bénéficie des mêmes données et en temps réel.

Avant d’arriver à tirer des bénéfices et de gagner en performance, il faut revenir à la première phase, c'est-à-dire la phase de réflexion avant d’intégrer l’erp dans sa structure.

Il est très important pour l’entreprise d’avoir une phase de réflexion avant de se lancer dans un projet de mise en place d’un erp.

Cette mise en place est coûteuse à plusieurs niveaux :

• La formation du personnel au nouvel outil.
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• L’intégration du progiciel dans l’environnement actuel de la société.
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• Elaboration de systèmes de conversion des données permettant l’adaptation des données obsolètes au nouveau système d’information.
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• Le consulting d’experts pour l’aide à la décision
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• Le recrutement d’un personnel qualifié pour la maintenance mais également pour les résolutions de problèmes du pgi.
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• Il faut envisager également une baisse de l’activité après la mise en place du système d’information relative au temps d’adaptation du personnel (changement de méthode de travail pour toute l’entreprise).
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Une réflexion est nécessaire sur les besoins réels de la société.

• Les besoins externes se manifestent par exemple, par un environnement très concurrentiel.
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• Les besoins internes à l’entreprise se manifestent par exemple, par une nécessité de réorganisation favorisant une prise de décision plus rapide.
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Viennent ensuite les réflexions sur les changements à apporter concrètement et les besoins en fonctionnalités. Changements, tant sur la volonté à vouloir remettre en cause les processus que sur le fonctionnement à atteindre après intégration.

Le fonctionnement à atteindre après intégration doit être bien mesuré, c'est-à-dire avoir une bonne vision de l’écart entre l’existant et l’objectif à atteindre. Plus cet écart se creuse et plus le projet sera coûteux. Il est nécessaire d’avoir une bonne gestion des risques tout au long du processus de mise en place du système.

• La transformation du mode de fonctionnement de l’organisation implique toutes les fonctions, il est donc nécessaire que la direction y participe activement.
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• Le personnel doit être impliqué dès le départ dans le processus de changement car le nouvel outil va remettre en cause leurs méthodologies de travail.

La mise en place du progiciel va unifier les différents services de l’entreprise autour de celui-ci. Ce décloisonnement va permettre une "horizontalité" dans la structure de l’organisation favorisant la transmission de l’information et donc la prise de décision afin d’accroître la compétitivité sur le marché.

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Sources :

SOCIETE DE MARKETING INDUSTRIEL (SMI) Infogérance Confier la gestion de son système informatique en toute confiance [en ligne]. Disponible sur : http://www.acheteursinfo.com/actualites_erp2.htm

Philippe COURTY, CFPIM ERP/GPAO Avantages, inconvénients, sélection et mise en oeuvre [en ligne]. Disponible sur : http://www.productique.org/web/web3.nsf/0/C87217C17955A4C...

Gilbert KUHN PME/PMI: pourquoi une démarche ERP? [en ligne]. Disponible sur : http://www.kuhnorga.com/online_doc/ERP_tips/ERP_project_w...

Serge Descombes Questions-Réponses: appréhender l'Enterprise Resource Planning [en ligne]. Disponible sur : http://solutions.journaldunet.com/0209/020916_faq_erp.sht...